sábado, 21 de febrero de 2009

USO DE LOS PROGRAMAS DE AUTOMATIZACIÓN.

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.
Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.
Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
Conservación de inventarios.
Operar un sitio en internet y una red interna.
Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
Organizar un sistema de administración financiera.
Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y clientes/usuarios.
Compartir archivos a través de una red.
Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos.

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.
Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

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